SharePoint ve OneDrive Verilerini Koruma: Microsoft Purview Saklama (Retention) İlkeleri ve DLP Kuralları

Şirket verileri yerel dosya sunucularından Microsoft 365 bulutuna (SharePoint Online, Teams ve OneDrive) taşındığında en büyük risk "İç Tehditler" haline gelir. Şirketle mahkemelik olan veya rakip firmaya geçmeye hazırlanan bir personelin işten çıkmadan önce OneDrive'ındaki tüm klasörleri silmesi ve Çöp Kutusu'nu da boşaltması senaryosunda ne yapacaksınız? Ya da bir personelin müşteri kredi kartı bilgilerini veya TC Kimlik Numaralarını dışarıya e-posta atmasını nasıl engellersiniz? Çözüm: Microsoft Purview Retention ve DLP (Veri Kaybı Önleme) politikalarıdır.

1. Microsoft Purview Retention: Silinse Bile Veri Asla Kaybolmaz!

Microsoft Purview Saklama İlkeleri (Retention Policies) aktif edildiğinde:

Kullanıcı OneDrive veya SharePoint'teki bir dosyayı silse ve hatta "Geri Dönüşüm Kutusu"ndan da kaldırsa bile dosya yok olmaz!
Arka planda kullanıcının göremediği ve silemediği Preservation Hold Library (Koruma Saklama Kitaplığı) devreye girer.
Belirlenen saklama süresi boyunca (örn: 7 yıl veya 10 yıl) dosyanın orijinal hali ve değiştirilme geçmişi gizli alanda kriptografik olarak kilitli kalır.

Purview Portal -> Data Lifecycle Management -> Microsoft 365 -> Retention Policies:
- Kapsam: Exchange Mailboxes, SharePoint Sites, OneDrive Accounts, Teams Chats.
- Kural: "Retain items for 5 years from creation date."
- İşlem: "Retain items forever" veya "Delete items older than 5 years automatically."

2. Data Loss Prevention (DLP) ile Hassas Veri Sızıntısını Önleme

DLP motoru, personelin e-postalarını, Teams mesajlarını ve OneDrive dosyalarını yapay zeka ve regex kalıplarıyla sürekli tarar:

Hassas Veri Türleri (Sensitive Information Types):
- Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası (TCKN),
- Kredi Kartı Numaraları (PCI-DSS),
- Pasaport Numaraları ve IBAN bilgileri.

DLP Kural Örneği: 'DLP-KVKK-TCKN-Korumasi'
- Tetikleyici: E-posta veya paylaşım bağlantısı içinde 5'ten fazla TCKN tespit edilirse.
- Aksiyon:
  1. Dış paylaşıma anında BLOKE koy (E-posta gönderilmesin!).
  2. Kullanıcıya uyarı bildirimi göster: "KVKK gereği TCKN içeren veriler dışarı aktarılamaz."
  3. Güvenlik yöneticisine (SOC / CISO) anlık yüksek öncelikli alarm fırlat.

3. eDiscovery ile Yasal Soruşturma ve Delil Toplama

Mahkeme kararı veya şirket içi suistimal soruşturmalarında eDiscovery (Standard / Premium) aracı kullanılarak ilgili personelin son 3 yılda sildiği tüm mailler, Teams yazışmaları ve düzenlediği dokümanlar tek tıkla PST veya zip olarak raporlanır.

Karşılaşılan Kritik Hatalar ve Çözüm İpuçları

Retention Nedeniyle SharePoint Saklama Alanının Dolması: Sürekli değişen büyük dosyalar (örneğin CAD çizimleri veya video dosyaları) her versiyonu saklandığı için şirketin SharePoint depolama kotasını hızla doldurabilir. Retention kurallarında video/çizim siteleri istisna tutulmalı veya versiyon geçmişi sınırı (Version History Limit) 50 versiyonla sınırlandırılmalıdır.
Kullanıcının DLP Uyarısını "Override" Etmesi: Acil durumlar için personele gerekçe yazarak (Business Justification) engeli aşma izni verilebilir; ancak her aşma işlemi denetim günlüğüne (Audit Log) kaydedilmelidir.

Mühendis Notu

Bir siber saldırıda verileriniz fidye yazılımıyla şifrelense dahi, SharePoint ve OneDrive'ın dahili Files Restore özelliği sayesinde son 30 gün içindeki herhangi bir dakikaya tüm şirket dokümanlarını tek tıkla geri döndürebilirsiniz. Bulutun gücü doğru mimariyle birleştiğinde yenilmezdir.